اولین مرحله آماده‌سازی سندی است که قرار است ترجمه شود. این سند باید اصل یا یک نسخه رسمی تأییدشده باشد. اطمینان حاصل کنید که اسناد واضح و کامل هستند. قبل از شروع ترجمه، لازم است بررسی شود که سند تمام الزامات قانونی را دارد و از نظر محتوا کامل است.

اسناد باید برای ترجمه رسمی به یک مترجم معتبر ارائه شوند. مترجمان معتبر، افرادی هستند که در برابر مقامات رسمی مسئولیت دارند و صحت ترجمه‌های خود را به‌صورت قانونی تضمین می‌کنند. این مترجمان در جفت‌زبان‌های خاص تخصص دارند و در طول فرآیند ترجمه با اصطلاحات فنی و حقوقی زبان مورد نظر آشنایی دارند.

مترجم معتبر سند را با وفاداری به متن اصلی ترجمه می‌کند. در این مرحله، دقت زبانی و حفظ زمینه حقوقی سند از اهمیت بالایی برخوردار است. ترجمه دقیق برای حفظ اعتبار قانونی و رسمی سند حیاتی است. ضروری است که مترجم محتوای سند را به‌طور کامل درک کرده و بر اساس آن ترجمه را انجام دهد.

پس از اتمام ترجمه، سند و ترجمه آن به دفتر اسناد رسمی ارائه می‌شود. دفتر اسناد رسمی تأیید می‌کند که مترجم یک مترجم معتبر است و ترجمه به‌درستی انجام شده است. در این مرحله، دفتر اسناد معمولاً گواهی سوگند مترجم را بررسی کرده و تأییدیه‌های لازم را صادر می‌کند. همچنین، دفتر اسناد مطابقت بین سند اصلی و ترجمه را بررسی می‌کند.

دفتر اسناد رسمی سند ترجمه‌شده را تأیید و مهر می‌کند. این مهر برای اعتبار قانونی سند اهمیت حیاتی دارد. هنگام تأیید سند، دفتر اسناد تاریخ و شماره نوتاری را به سند اضافه می‌کند. مهر دفتر اسناد نمادی است که رسمی بودن و اعتبار قانونی سند را تأیید می‌کند.

پس از تکمیل ترجمه رسمی، سند به صاحب آن تحویل داده می‌شود. این سند اکنون قابل استفاده در معاملات رسمی است. به‌عنوان یک ترجمه رسمی، سند دارای اعتبار قانونی بوده و می‌تواند به مؤسسات مربوطه ارائه شود.